Wie bekomme ich meine Krankenakte?

Praxis geschlossen oder der Arzt ist verstorben. Eine der häufigsten Fragen lautet dann, “Wie bekomme ich meine meine Krankenakte”? Durch einen Klick auf die folgenden Fragen, kommen Sie direkt zu den passenden Antworten.

• Die Praxis ist geschlossen, wie komme ich an meine Krankenakte?
• Der Arzt ist verstorben, an wen kann ich mich zur Abholung der Krankenakte wenden?
• Der Arzt praktiziert nicht mehr, wo lagern nun meine Patientenunterlagen?
• Ich weiß nicht, ob es den Arzt noch gibt, wo wende ich mich hin?
• Wie lange werden meine Akten aufbewahrt?

In der Vergangenheit habe ich einige Beiträge dazu veröffentlicht, wie Sie an eine Kopie Ihrer Krankenakte kommen. Der erste und wichtige Rat ist immer gleich. Lassen Sie sich regelmäßig Kopien aushändigen. Schauen wir uns die Ärzte und deren Altersdurchschnitt an, so werden in den nächsten Jahren und Jahrzehnten viele Ärzte ihre Praxis schließen müssen. Finden diese keinen Nachfolger, dann „verschwinden“ die Akten erstmal.
Es gibt eine gesetzliche Frist zur Aufbewahrung. Haben Sie aber keinen Kontakt zu Erben oder dem Nachfolger, so wird es schwer.

Schnell handeln – aber kein Anspruch auf Original

Wenn also eine Praxis geschlossen ist oder sie davon erfahren, dass diese geschlossen werden soll, sollten Sie zuerst und sofort Ihre Krankenakte dort besorgen. Lassen Sie sich eine Kopie aushändigen, einen Anspruch auf das Original haben Sie so nicht. Eine Ausnahme: Röntgenbilder werden im Original ausgehändigt.

Wird die Praxis übernommen, sollte auch der Praxisnachfolger zumindest eine Möglichkeit haben, die Akten zu besorgen oder den Lagerort kennen. Ohne Ihre Zustimmung bekommt auch ein Praxisnachfolger nicht einfach die alten Akten. Besondere Regelungen gelten nur bei Gemeinschaftspraxen. Nun habe ich im LiveChat regelmäßig Anfragen wie die oben gestellten.

Ist der Arzt verstorben oder geht er in Rente, zieht vielleicht weg oder kommt in ein Altersheim? Dann werden Sie Schwierigkeiten haben, die Akte zu bekommen. Daher hier ganz kurz zusammengefasst einige wenige Schritte. Am Ende des Beitrages verlinke ich Ihnen noch einmal alle bisherigen Beiträge zum Thema Krankenakte und auch Musterformulare zum Anfordern Ihrer Patientenunterlagen.

Wie bekomme ich meine Krankenakte? Praxis geschlossen

Praxis geschlossen? Prüfen Sie zuerst, ob es einen Nachfolger dort gibt. Ist das der Fall, dann schreiben Sie die nachfolgende Praxis an und bitten darum, die Krankenakte zu übersenden oder Ihnen den Aufenthaltsort mitzuteilen. Sie können auch eine Anforderung per Post an die alte Anschrift senden. Bei kürzlich geschlossenen Praxen gibt es oft einen Nachsendeauftrag. Kleiner Tipp: Nutzen Sie die Deutsche Post und keinen privaten Briefdienst.

• alte Praxis anschreiben
• Nachsendeauftrag nutzen, Post statt privater Briefdienst

Ist der Arzt verstorben, versuchen Sie auch hier erst den Postweg. Kommt das Schreiben nicht zurück, wird es an Erben nachgeschickt worden sein.

Wie komme ich an meine Krankenakte? Arzt verstorben

Ist die Praxis nicht mehr erreichbar und es gibt keinen Nachfolger, haben Sie zwei weitere Möglichkeiten.

1. Wenden Sie sich an die Kassenärztliche Vereinigung, falls der Arzt eine Kassenzulassung hatte. Diese hat in der Regel eine Kontaktanschrift oder Kontaktdaten des Arztes oder seiner/s Nachfolgers.
2. Haben Sie dort keinen Erfolg oder dauert die Anfrage zu lange? Nutzen Sie die zuständige Ärztekammer.

Für die sachgerechte Archivierung der Unterlagen sind der Arzt, der jeweilige Nachfolger oder auch die Erben verantwortlich. Gibt es all diese Möglichkeiten nicht, muss der Staat für eine Aufbewahrung sorgen. Diese Aufgabe übernimmt meist die zuständige Ärztekammer und sorgt dann für Aufbewahrung.
In meiner Übersicht der Ärztekammern, welche Sie auch als pdf herunterladen können, finden Sie Anschriften und Kontaktdaten. Dort fordern Sie dann entweder die Informationen zur Lagerung an, oder die Krankenakte selbst (wenn in Obhut genommen).

Für das Anschreiben können Sie auch einfach den folgenden Mustertext kopieren und in Ihr Schreiben einfügen:

„Sehr geehrte Damen und Herren,

in der Vergangenheit war ich bei … Name und Anschrift des Arztes… als Patient/Patientin in Behandlung.
Wie ich jetzt erfahren habe, existiert die Praxis nicht mehr. Da ich jedoch eine Kopie meiner Krankenakte benötige, bitte ich Sie als zuständige Aufsichtsbehörde um Mitteilung des Ansprechpartners, wo ich diese Akte einsehen und eine Kopie bekommen kann.

Sollten die Patienten Unterlagen von Ihnen in Obhut genommen worden sein, so übersenden Sie mir bitte eine Kopie meiner Patientenunterlagen. Als Legitimation lege ich Ihnen eine, teilweise geschwärzte, Kopie meines Personalausweises bei. Sollten Sie im Besitz der alten Originalunterlagen sein, so übersenden Sie diese bitte an meinen nun behandelnden Arzt unter folgender Anschrift: … Name und Anschrift des neuen Arztes…

Ich bitte um Beantwortung und/oder Zusendung binnen der kommenden 14 Tage.

Mit freundlichen Grüßen“

Musterschreiben an die Ärztekammer zur Lagerung der Patientenakten

Zeit ist Information

Je schneller Sie reagieren, desto einfacher wird es sein die Akten noch zu bekommen. Umso mehr Zeit nach der Schließung vergangen ist, umso schwieriger wird es für sie werden sich all die Informationen zu besorgen. Wie sie Probleme vermeiden, finden Sie unten in diesem Beitrag genauer erklärt.

Wie lange werden Krankenakten aufbewahrt?

Auch diese Frage kommt immer wieder und so wurde ich kürzlich im LiveChat gefragt, ob eine Akte aus dem Jahr 1969 noch auffindbar sei. Nein, das ist es nicht. Die Akten haben unterschiedliche Aufbewahrungsfristen.

Aufbewahrungsfristen der Patientenunterlagen

Patientenakten stationärer Behandlungen – 30 Jahre
Patientenakten bei Ärzten der ambulanten Versorgung – 10 Jahre

Trotzdem gibt es bei vielen Praxen Aufzeichnungen, die über diesen Zeitraum hinausgehen. Hat der Arzt seine alten Akten noch händisch geführt, dann wird er kaum nach zehn Jahren hingehen und die alten Teile vernichten. Also fragen Sie den Arzt ruhig an und bitten um Zusendung aller verfügbaren Unterlagen. Sollten Sie aber keinen Ansprechpartner mehr finden und/oder Unterlagen haben wollen, die älter sind, dann mache ich Ihnen hierzu weniger Hoffnung.

Wie komme ich an meine Krankenakte?

Wie Sie sehen, gibt es mehrere Möglichkeiten, an die Krankenakte zu kommen. In der Praxis wenden Sie sich an:

• Nachfolger in der Praxis
• Erben des Arztes
• Kassenärztliche Vereinigung
• Ärzekammer

Ärger mit der Krankenakte vermeiden – so handeln Sie richtig!

Doch all das lässt sich vermeiden und Sie ersparen sich viel Aufwand und Ärger, wenn Sie regelmäßig handeln. Ein ganz praktischer Tipp. Und den sage ich meinen Mandanten regelmäßig.

Setzen Sie sich eine Erinnerung ins Smartphone oder den Kalender.
Jedes Jahr für die erste Woche im Januar: „Krankenakten anfordern“

Mit meinem Musterschreiben zur Anforderung der Krankenakte fordern Sie dann jedes Jahr die Patientenunterlagen der letzten 12 Monate an. Damit erleichtern Sie der Arztpraxis den Aufwand, weil diese nicht unzählige alte Unterlagen suchen muss, sondern nur die des letzten Jahres. Sie haben dann Jahr für Jahr eine lückenlose Aufzeichnung.

Legen Sie sich dazu eine Notiz oder kleine Tabelle an.

Notieren Sie sich während des Jahres den Namen des Arztes, die Fachrichtung und den Grund der Behandlung. So haben Sie am Jahresende alle Behandler parat, die angeschrieben werden müssen.
Aus der Erfahrung funktioniert das sehr gut und Sie haben für sich eine lückenlose Aufzeichnung der Krankenakte.

Auch bei Kindern ist das wichtig und sehr sinnvoll. Hier ist zudem zu beachten, dass diese ab dem 10. Lebensjahr den Schutz für eine Schul- oder Berufsunfähigkeit oder eine Option dafür bekommen können. Das sichert günstige Prämien bei Berufseintritt und sichert den Versicherungsschutz. Aber auch hier brauchen Sie dann die Patientenunterlagen.

Wer diese nicht rechtzeitig besorgt hat, hat dann ein Problem. Aus diesem Grund und nicht nur bei einer beantragten Berufsunfähigkeitsversicherung für Kinder, sollten Sie die Akten regelmäßig besorgen und für sich archivieren.
Dabei ist es vollkommen egal, ob Sie die eingescannt irgendwo auf Ihrem Computer lagern (dann das Backup nicht vergessen) oder ausgedruckt in einem Ordner in den Schrank stellen.