Krankenakte bei geschlossener Praxis – was tun?

In den vergangenen Jahren habe ich bereits einige Beiträge zu dem großen Thema Krankenakte geschrieben und auch dazu, wie Sie an die Krankenakte bei geschlossener Praxis kommen. Schauen wir uns im Land etwas um, dann sehen wir immer mehr Praxen, welche aus Altersgründen schließen und somit für den Patienten nicht mehr erreichbar sind.

Viele ältere Ärzte finden auch keinen Nachfolger der Praxis und selbst mit einem solchen, ist es manchmal nicht so einfach an die alte Akte zu kommen, denn diese geht nicht automatisch an den neuen Arzt über, Datenschutz sei dank.

In diesem Beitrag erkläre ich Ihnen also ergänzend folgende Punkte:

• Wie lange muss der Arzt die Akten aufheben?
• Gibt es einen Unterschied zwischen Papierakten und elektronischer Akte?
• Habe ich einen Anspruch auf die Patientenakte im Original?
• Die Praxis wird bald geschlossen, was tun?
• Die Praxis ist bereits geschlossen, es gibt aber einen Nachfolger, was tun?
• Die Praxis ist bereits geschlossen und es gibt keinen Nachfolger, an wen Sie sich wenden müssen um Ihre Akte zu bekommen?
• Der Arzt will, dass ich persönlich vorbei komme und auch die Versichertenkarte mitbringe
• Der Arzt verweigert die Herausgabe generell, an wen kann ich mich wenden?
• Tipps, was Sie VORBEUGEND und regelmäßig tun können
• Reicht nicht auch die Patientenquittung der Krankenkasse?

All diese Fragen schauen wir uns hier einmal genauer an, damit Sie zukünftig Ihre Krankenakte bei geschlossener Praxis erhalten und bösen Überraschungen vorbeugen können.

Wie lange muss der Arzt die Akten aufheben?

Für alle Behandler, ganz gleich ob Ärzte, Psychotherapeuten oder andere medizinische Behandler gelten vergleichbare Regeln. So müssen Praxen die Krankenakten sorgfältig führen und diese auch aufbewahren. Das gilt insbesondere auch deshalb, damit Sie die Krankenakte bei einer geschlossenen Praxis in Zukunft auch bekommen können. Diese Verpflichtung gilt somit auch über die Dauer der aktiven Praxis hinaus, in der Theorie zumindest ganz klar.

Ärzte und Behandler müssen somit gleich nach zwei Vorschriften die Unterlagen aufbewahren. Sowohl die Berufsordnung für Ärzte, aber auch das Bürgerliche Gesetzbuch verpflichten den Arzt/ Behandler zu einer Aufbewahrung über mindestens 10 Jahre. Die Frist beginnt erst mit Abschluss der Behandlung. So können auch ältere Daten noch verfügbar sein.

Für Röntgenunterlagen gelten erweiterte Fristen. Personen unter 18: Aufbewahrung der Unterlagen bis zum 28. Lebensjahr. Alle anderen, Aufbewahrungsfrist 10 Jahre, Die Dokumentation der Untersuchung selbst aber 30 Jahre.

Für Krankenhäuser und deren Behandlungen gilt eine Frist von 30 Jahren. Hier haben Sie also sogar noch länger Zeit, sich auch alte Akten zu besorgen.

Rechtliche Grundlagen: § 10 Abs. 3 der Berufsordnung für die Ärztinnen und Ärzte und § 630f Abs. 3 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) und auch § 28 Abs. 3 RÖV

Mehr Infos hat die Landesärztekammer in einem pdf zur Verfügung gestellt, welches Sie unter dem folgenden Link finden. LÄKH, Aufbewahrungsfristen in der Arztpraxis

Gibt es einen Unterschied zwischen Papierakten und elektronischer Akte?

Nein. Es ist grundsätzlich erst einmal egal, ob der Arzt seine Aufzeichnungen zum Patienten auf einem Stück Papier vornimmt und dieses in seinen Registerschrank hängt, oder ob diese Akte elektronisch geführt wird.

Viele Praxen haben in den letztren Jahren auch damit begonnen, die alten Unterlagen zu digitalisieren und damit aus einer Papierakte eine elektronische Aufzeichnung zu machen.

Auch wird heute bei vielen Ärzten und Behandlern alles gescannt, was der Patient ergänzend mitbringt (Laborbefunde, Arztbriefe etc.) und auch die Befunde, welche der Arzt elektronisch bekommt. Teilweise ist es juristisch nicht ganz unumstritten, was genau die “Krankenakte” alles umfasst. Aber in der Akte vorliegende Befunde zu Ihrer Person, Krankengeschichte und Untersuchungen können Sie bei dem Arzt der diese speichert auch nach Grundlage der DSGVO abfragen. Mehr dazu in meinem Beitrag zur Datenabfrage bei Ärzten nach DSGVO.

Habe ich einen Anspruch auf die Patientenakte im Original?

Hierzu gibt es seitens der Datenschutzbehörden eine klare Aussage.

Nein!

Und das ist auch durchaus nachvollziehbar, denn der Arzt würde mit Herausgabe der Originalakte seine Aufbewahrungspflichten verletzen und könnte auch im Falle eines Streites oder Verfahrens seine Behandlungen und Maßnahmen nicht mehr belegen.

Zudem wollen Sie in der Regel das Original auch besser nicht haben. Warum? Nehmen wir an der Arzt händigt es Ihnen aus. Dazu verlangt er, völlig richtig, eine Unterschrift und Bestätigung des Erhaltes. Kommt es nun später zum Streit, kann eine Seite immer behaupten es fehle etwas, die andere dann aber, es wurde mit übergeben. Das passiert bei der Aushändigung einer Kopie nicht. So haben beide Parteien eine Version und in einem Verfahren lassen sich diese vergleichen. Damit ist schnell klar, was genau wie dokumentiert wurde.

Die Praxis wird bald geschlossen, was tun?

Generell gilt. Schnell handeln.

Sobald Sie von einer (geplanten) Schließung einer Praxis erfahren, sollten Sie sich dringend mit dieser in Verbindung setzen. Denn jetzt gilt es, die Krankenakte bei geschlossener Praxis, oder hier noch nicht geschlossener Praxis, schnell zu erhalten. Ob Sie dort “schnell vorbei fahren”, oder aber einen Brief schreiben, beides geht.

Dabei müssen Sie klar den Wunsch äußern, eine Kopie der Unterlagen aus Ihrer Krankenakte zu bekommen. Das geht schnell und unkompliziert, wenn Sie eines meiner

• Musterschreiben zur Anforderung der Krankenakte

nutzen und somit dem Arzt direkt alle entsprechenden Informationen übermitteln.

Die Praxis ist bereits geschlossen, es gibt aber einen Nachfolger, was tun?

Ganz wichtig ist hier zu beachten. Patientendaten sind sehr vertrauliche Aufzeichnungen in dem Verhältnis zwischen Arzt und Patient. Daher darf ein Arzt auch keinerlei Patientenakten bei dem Verkauf oder der Übernahme einer Praxis an den Nachfolger weitergeben.

Es ist also nicht so einfach möglich, sich an den Nachfolger zu wenden und dort die Akten zu bekommen.

Das hat einen guten Grund. Stellen Sie sich vor Sie kennen oder mögen den Nachfolger in der Praxis gar nicht und möchten keineswegs, dass dieser Ihre Daten bekommt. Nun wäre es ja fatal, wenn der alte Arzt einfach alles an den neuen übergibt.

Entscheiden Sie sich aktiv für den neuen Arzt und seine Behandlung, so kann dieser eine Kopie erhalten, wenn Sie zugestimmt haben. Sonst gilt das, Was Sie weiter oben im Beitrag zur Weitergabe der Originalakte bereits gelesen haben.

Es ist dem Arzt verboten, Krankenakten an Nachfolger oder Käufer einer Praxis weiterzugeben.

Eine rechtliche Besonderheit kann sich bei Praxisgemeinschaften ergeben. Wenn Sie dort nicht speziell bei einem Arzt waren, sondern Patient in der Praxisgemeinschaft, dann besteht möglicherweise ein Arzt-Patientenverhältnis mit mehreren Ärzten der Gemeinschaft. Das ist hier aber eine Ausnahme. Scheidet ein Arzt aus dem Verbund aus, können Sie ggf. durch die anderen Ärzte im Team weiter behandelt werden und diese auch die Akten einsehen.

Die Praxis ist bereits geschlossen und es gibt keinen Nachfolger, an wen Sie sich wenden müssen um Ihre Akte zu bekommen?

Jetzt wird es etwas komplizierter. Sie rufen an, fahren hin, aber treffen niemanden mehr an. Die Praxisräume sind verwaist, kein Schild ist mehr zu sehen. Wie kommen Sie nun an die Krankenakte bei geschlossener Praxis?

Generell ist es nun deutlich schwieriger. In der Theorie ist es einfach, denn der Arzt muss ja weiter aufbewahren. Aber was, wenn gar nicht klar ist wo der zu erreichen ist, wo er wohnt oder vielleicht sogar bereits verstorben oder in Rente ist?

Auch dann besteht jedoch die Verpflichtung zur Aufbewahrung weiter. Der Arzt muss jederzeit sicherstellen, dass der Patient an seine Unterlagen kommt. Kann er das selbst nicht, weil er in Rente geht und sich darum nicht kümmern will, muss er andere Möglichkeiten schaffen. Dazu kann es Dienstleister geben, auch die Ärztekammern helfen hier weiter und finden damit geneinsame Lösungen.

Ist der Arzt verstorben, geht eine solche Verpflichtung auch auf die Erben über. In einem Urteil des OLG Rostock heißt es unter anderem, dass die Erben und nicht automatisch die Ärztekammer hier eine Verpflichtung trifft. Andere Bundesländer sehen das anders. Auch finden sich in einigen Landesverordnungen Regelungen, die die Ärztekammer hier stärker verpflichtet.

Was Sie tun können?

Versuchen Sie zunächst auf direktem Wege oder über die Ärztekammer die neue Anschrift des Arztes herauszubekommen. Dann können Sie hier wieder die oben verlinkten Musterschreiben verwenden. Dieses richten Sie dann an die neue (Privat-)Anschrift des Arztes.

Hat der Arzt einen anderen Dienstleister mit der Aufbewahrung und Datensicherung beauftragt, so kann er diesen mitteilen. Von seiner Verpflichtung zur Herausgabe einer Kopie befreit ihn das aber nicht.

Viele Arztpraxen versuchen Ihre Patienten vor der Schließung zu erreichen und zu informieren. Das gelingt natürlich nur, wenn aktuelle Kontaktdaten vorliegen. Daher- lassen Sie eine aktuelle E-Mail, Anschrift oder Telefonnummer in der Praxis, nicht nur für den Fall der Schließung hilfreich.

Der Arzt will, dass ich persönlich vorbei komme und auch die Versichertenkarte mitbringe

Leider nimmt diese Attitüde immer mehr zu. Sie wollen eine (ihnen zustehende) Auskunft und der Arzt meint Sie zu einem Besuch zwingen können. Das ist schlichtweg Unsinn.

Sie haben, nach den hier bereits ausführlich erläuterten Gesetzesgrundlagen ein Recht auf Auskunft. Natürlich muss der Arzt sicherstellen, dass Sie auch die Person sind, für die die Auskunft verlangt wird.

Daher müssen Sie Ihre Identität nachweisen und belegen, wer Sie sind. Dies lässt sich durch eine Kopie des Ausweises und damit dem Nachweis der Anschrift zum Postversand auch einfach lösen.

Ein Anspruch auf Versendung der Krankenakte per E-Mail besteht hingegen nicht. Aufgrund der unsichereren Übertragung verweigern viele Ärzte (zu recht) den unverschlüsselten Versand. Klar lässt sich das mit Passwort (welches Sie telefonisch oder per SMS oder anderen Wegen bekommen) lösen, dass muss der Arzt aber wollen und auch machen. Müssen muss er das daher nicht.

Einen Anspruch auf das Einlesen der Versichertenkarte (und damit dem Abrechnen der Pauschale zu einer Behandlung im aktuellen Quartal) gibt es nicht. Das wäre sogar fragwürdig hinsichtlich der Abrechnung und ggf. sogar eine Frage zum Betrug zu klären. Denn, die Auskunft ist eben eine Auskunft, und keine Behandlung durch den Arzt.

Besteht der Arzt dennoch darauf, dann sollten Sie diesem mitteilen, dass Sie sich zur Klärung an die entsprechende Ärztekammer wenden oder die Kassenärztliche Vereinigung um Hilfe bitten. Auch die Patientenberatungsstellen bieten ggf. hier Unterstützung.

Der Arzt verweigert die Herausgabe generell, an wen kann ich mich wenden?

Für die Herausgabe ist zunächst der Arzt selbst zuständig. Weigert sich dieser, dann steht Ihnen erst einmal als nächste “Behörde” die zuständige Ärztekammer zur Verfügung. Eine Liste der zuständigen Kammern und deren Kontaktdaten, finden Sie im Downloadbereich hier auf der Seite.

Hatte der Arzt eine Kassenzulassung und behandelt nicht nur Privatpatienten, so können Sie sich auch an die Kassenärztliche Vereinigung wenden, diese Anschriften finden Sie ebenfalls in der Übersicht unten.

• Übersicht über die Kontaktdaten der Kassenärztlichen Vereinigungen (Stand 05/2021)
• Übersicht über die Kontaktdaten der Ärztekammern (Stand 05/2021)

Tipps, was Sie VORBEUGEND und regelmäßig tun können

Der einfachste und stressfreiste Weg ist es aber, sich einmal am Jahresende die Akte bei der jeweiligen Praxis kopieren zu lassen. Sind Sie bei einem Arzt nur einmalig und vielleicht zu Besuch in einer anderen Stadt, dann bietet sich an die Kopie und Befunde direkt mitzunehmen.

So lassen sich nicht nur spätere Erinnerungslücken schnell schließen, sondern auch dafür sorgen, dass Ihnen Unterlagen zeitnah vorliegen. Es vermeidet, der Krankenakte bei geschlossener Praxis hinterherlaufen zu müssen.

Reicht nicht auch die Patientenquittung der Krankenkasse?

Die Patientenquittung bei der gesetzlichen Krankenkasse, oder auch Leistungsübersicht, bietet einen guten Überblick, ersetzt aber nicht die Krankenakte bei geschlossener Praxis. Diese Krankenkassenübersicht enthält dennoch ausführliche Informationen über:

• Behandler
• Diagnosen
• abgerechnete Hilfsmittel und Heilmittel
• sonstige Leistungen

Auch wenn es hier einen guten Einstige gibt und klar ist, welche Ärzte Sie nun fragen müssen, ist es kein Ersatz der Krankenakte.

Alle Infos zur Patientenquittung, wo Sie diese wann her bekommen und was da alles zu beachten ist, habe ich im Beitrag:

Patientenquittung anfordern – online oder per Post bei der Krankenkasse (GKV)

Zusammengefasst ist es also ratsam und hilfreich sich rechtzeitig zu kümmern und die Unterlagen selbst zu sammeln. Dazu scannen oder fotografieren Sie einfach alle relevanten Befunde und Akten und legen sich diese zu Hause ab.

Datensicherung nicht vergessen, sonst nützt auch alles nichts, wenn der Computer oder die Festplatte ihren Geist aufgegeben haben. Aber: Vorbeugend handeln hilft hier.