DSGVO im Maklerbüro

Es ist alles etwas sonderbar und eigenartig. Es kommt am 25. Mai etwas, wo keiner so richtig weiß was und wie. Die DSGVO im Maklerbüro, auch Datenschutzgrundverordnung genannt. Alle sind gleichermaßen ratlos und für einige Branchen und “Geschäftemacher” wird es ein goldener Tag. So lässt sich mit Tipps, Ratgebern, Tools und Hilfen Geld verdienen, scheinbar einfach und simpel.

Erstmal Kaffee

Lassen Sie sich nicht verrückt machen – wir bleiben in Kontakt

Dazu kommt noch etwas. Es wird immer mehr windige “Kollegen” geben, die die Chance ergreifen abzumahnen, Anwälte zu beauftragen und andere Mitbewerber damit zu “belästigen”. Doch dazu gleich später mehr. Zunächst einmal die Frage, was kommt denn da eigentlich?

Änderungen zum Datenschutz bei online-pkv.de

Was ist die Datenschutz – Grundverordnung (DSGVO)?

Mit der Datenschutz Grundverordnung, also der “Verordnung des Europäischen Parlaments und des Rates zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/ EG.” sollen die persönlichen Daten weiter geschützt werden. In den veränderten Zeiten des Internets und immer mehr Möglichkeiten der Datenverarbeitung- und Speicherung, sollen Sie als Kunde und Betroffener geschützt werden. Die Anbieter werden verpflichtet sorgfältiger und gewissenhafter mit den Daten der “Betroffenen” umzugehen, was grundsätzlich wünschenswert ist.

In 99 Artikeln regelt die neue Datenschutzgrundverordnung den Umgang der Daten. Dabei ist keineswegs all das neu, sondern vielmehr baut die DSGVO auf die bisherigen Richtlinien und nationalen Gesetze auf.

Auf der anderen Seite ist es jedoch viel “Stochern im Nebel”, da weder verwertbare Urteile oder Kommentare zur Auslegung existieren, noch jemand einen konkreten Rat dazu geben kann, wie Gerichte die einzelnen Regelungen zukünftig sehen.

Was ist ab dem 25. Mai 2018 neu?

Die Woche nach Pfingsten wird für viele Unternehmen, Vereine und Dienstleister wichtig. Bis zum 25. Mai müssen nicht nur die Voraussetzungen der DSGVO umgesetzt sein, auch interne Abläufe und Prozesse müssen darüber hinaus angepasst werden. So sind die Abläufe zur Datenspeicherung und Nutzung in einem Unternehmen, aber eben auch bei einem Verein oder Ihrem Arzt zu überprüfen und die Betroffenen- also wir alle- über die Maßnahmen zum Datenschutz zu informieren.

Es ist also keineswegs alles neu, es wird nur in eine andere Art von Verordnung gegossen und viele Dinge sind leider nicht klar und vieles wird sich erst mit der Zeit einspielen.

Was bedeutet das für Sie als Besucher der Seite, Leser des Blogs oder Interessent?

Wie bisher auch ist der sorgfältige Umgang mit den Daten wichtig und richtig. Auch in der Vergangenheit war dem genauso. Ohne Ihr Einverständnis habe ich nie Daten an Versicherer oder andere Beteiligte weitergegeben, immer haben wir gemeinsam besprochen wann und wer welche Daten erhalten soll, muss und darf. Fangen wir aber zunächst mit einem einfachen Beispiel an.

Datennutzung auf Internetseite und im Blog

Die Internetseite online-pkv.de (auf der Sie sich gerade befinden) und zu der auch mein beliebter Blog gehört, wurden in den letzten 12 Monaten über drei Millionen Mal aufgerufen. Kollegen, Interessenten und Kunden, aber auch Mitarbeiter von Versicherungsunternehmen, Anwälte und Krankenkassen lesen hier regelmäßig oder gelegentlich nach. Viele bestehende Kunden lesen, auch wenn die Private Krankenversicherung längt abgeschlossen, der benötigte BU Schutz lange in trockenen Tüchern und die Pflegezusatz längt unterschrieben ist, dennoch gern weiter. Als Feedback bekomme ich immer wieder den Hinweis “so bleibe ich informiert und sehe was sich am Markt so ändert.” Gerade das freut mich sehr, denn oftmals werden Versicherungen abgeschlossen und dann die kommenden Jahre nicht mehr wieder angeschaut.

Durch die Nutzung werden Daten gespeichert. Nur mit einer solchen Speicherung und der Nutzung von Keksen, also Cookies, wird es mir möglich mich auf meine Nutzer einzustellen und Ihnen so besser helfen zu können. Durch Tools wie Google Analytics sehe ich unter anderem, von wo die Leser kommen. Auch ist es mir möglich zum Beispiel Suchbegriffe zu sehen.

Das mache ich nun nicht jeden Tag, aber gelegentlich schaue ich mir durchaus an, was noch gesucht wurde, welche Begriffe und Themen womöglich interessant sind und versuche dieses bei der Planung von weiteren Artikeln zu berücksichtigen.

All diese Informationen waren, sind und bleiben anonym. Es ist niemals möglich, damit auf einen Nutzer speziell zu schließen, dennoch gibt es hieraus wichtige Informationen für den Betreiber der Seite. Auch zukünftig ist dem so, Sie können eine Nutzung bzw. einer Speicherung der Daten widersprechen und sich somit auch für eine gänzlich anonyme Nutzung entscheiden. Damit werden Informationen über den Besuch nicht gespeichert. Dazu nutzen Sie in Ihrem Internetbrowser einfach das “anonyme surfen”. (Mehr Tipps und Infos in dem Artikel der PCWelt hier.)

Jetzt können wir natürlich das x-te Feld einblenden und Sie müssen das nächste Popup wegblicken, welches in 99,9% der Fälle sowieso nicht gelesen wird. Natürlich sollen Sie die Hoheit über Ihre Daten bekommen, behalten und selbst entscheiden was Sie preisgeben möchten. Auf der anderen Seite sind für die Betreiber von Internetseiten und Blogs diese Daten wichtig. Wichtig für mich, um mich besser auf meine Leser einzustellen.

Alle Informationen zur Speicherung und Verarbeitung der Daten finden Sie in meiner Datenschutzerklärung, welche Sie schon immer hier auf der Seite oben rechts abrufen konnten. Dabei ist diese zum 25. Mai deutlich umfassender geworden.

Laden Sie diese gern herunter, ideal zum es an einem sonnigen Sonntag bei einer Tasse Kaffee auf dem Balkon zu lesen, oder?

Kann ich nun nichts mehr im LiveChat fragen?

Die LiveChat Funktion erweitert meine Beratung bereits seit einigen Jahren. Über diesen Weg lassen sich Fragen schnell und unkompliziert beantworten und ich gebe Ihnen hier gern kostenfrei und ohne jegliche Verpflichtung Tipps und Hilfen. Das geht in den meisten Fällen anonym und ohne die Angabe persönlicher Daten. Dazu klicken Sie einfach links auf Ihrem Bildschirm oder bei dem sich öffnenden Fenster in den Chat und stellen Ihre Frage. Kostenlos und unverbindlich erhalten Sie somit von realen Personen, nämlich mir, eine Antwort auf Ihre Frage.

Die Gegenleistung? Informationen! Gerade aus den Fragen im LiveChat entstehen neue Beiträge. Wird ein Thema oft nachgefragt oder ist es zu kompliziert um es “schnell im Chat” zu erklären, so mache ich daraus oft einen Beitrag und greife dieses auf. So ist die Gegenleistung für meine kostenfreie Antwort eine Idee für einen neuen Blogbeitrag.

Manchmal geht es aber nicht weiter. Werden die Fragen, Probleme und Rückfragen umfangreicher, so bleibt uns nur die Nachfrage nach weiteren Daten. Es ist am Ende wie beim Arzt. Natürlich können Sie hingehen und sagen: “Herr Dr., ich habe Kopfschmerzen!” und er kann dann einfach eine Aspirin herausholen. Ob diese aber passend ist und es nicht vielleicht andere Ursachen hat, das wird nur mit einer ausführlichen Anamnese zu klären sein. Daher wird er- wie ich auch- weitere Fragen stellen und Ihnen dann einen fundierten und begründeten Rat geben.

Chatverlauf

Auch wenn Sie alles am Ende noch einmal nachlesen wollen oder Informationen für später aufheben möchten, braucht es weitere Daten. Zumindest eine E-Mailadresse. Geben Sie diese bekannt (egal ob zu Beginn oder am Ende des Chats), so bekommen Sie den Verlauf des Gespräches zugeschickt und haben alle Links und weiteren Informationen direkt in Ihrem Postfach.

Würden Sie aber keine Mailadresse angeben, wohin sollte ich Ihnen die Daten dann senden?

Anfragen über Anfrage- und Kontaktformulare

Auch hier herrscht große Unsicherheit und Panik bei einigen Kollegen. Keiner weiß was kommt, jeder macht den anderen noch weiter verrückt. Das geht soweit, dass Kollegen meinen alle Kontaktmöglichkeiten auf der Website zu entfernen und nur noch die Telefonnummer drauf zu lassen. Warum? Sorry Leute, wir leben im 21. Jahrhundert und E-Mail und Messenger Dienste gehören nun einmal dazu.

Natürlich geht es auch hier um den Datenschutz. Sie sollen aber selbst entscheiden können, welche Daten Sie wem zur Verfügung stellen und auf welchem Weg Sie mich kontaktieren möchten. Daher stehen Ihnen unteranderem folgende Wege für eine Kontaktaufnahme zur Verfügung.

Sie sehen, es gibt auch weiterhin unzählige Möglichkeiten mich zu kontaktieren und Fragen zu stellen. Sie bestimmen auch weiterhin auf welchem Wege Ihnen Informationen übermittelt werden. Geben Sie mir einfach Bescheid was für Sie passt.

Manchmal ist es etwas komplizierter, wenn sich Gespräche über mehrere Ebenen erstrecken. Also die Frage beginnt mit einer kurzen SMS, danach folgen Anlagen per Mail und am Ende noch eine Anfrage über die Website. Aber auch das bekamen wir bisher und bekommen wir auch zukünftig hin.

Kann ich neu oder weiterhin WhatsApp nutzen?

Bisher haben einige von Ihnen WhatsApp genutzt und mir hier “mal schnell eine Frage” gestellt, welche ich Ihnen auch beantwortet habe. Was ich aber auch bisher nicht gemacht habe, ich habe meine Kontakte nicht freigeben und auch privat nie auf die Server von WhatsApp überspielt. Dennoch ist laut der Einschätzung der Datenschutzbeauftragten WhatsApp auf geschäftlichen Handys nicht datenschutzkonform.

Daher werde ich Ihnen diese Möglichkeit nicht anbieten können/ dürfen. Wenn Sie dennoch für sich entscheiden, mir “privat” eine WhatsApp zu schicken, so werde ich Ihnen ggf. auch antworten, über einen anderen der oben genannten Wege ggf. Ja, auch ich finde es leicht besch…, aber wir beide machen das Datenschutzrecht nicht. Und leider gibt es auch in meiner Branche “Kollegen”, die solche Testanfragen nutzen um dann andere abmahnen zu können.

DSGVO im Maklerbüro – Newsletter

Ich habe in der Vergangenheit unregelmäßig Newsletter verschickt. Diese waren meist in zwei Gruppen unterteilt. Exklusive Informationen an Kunden, mit welchen ein bestehendes Mandat besteht und allgemeinere Newsletter.

Schon immer hatten Sie die Möglichkeit sich mit einem Klick aus dem Verteiler abzumelden, wenn Sie diese Infos nicht mehr bekommen wollten. Schon immer wurden Sie niemals automatisch eingetragen, sondern mussten das selbst vornehmen. Das bleibt auch zukünftig so. Sollten Sie also keinen Newsletter nach dem 25. Mai mehr bekommen wollen, so tragen Sie einfach Ihre Mailadresse aus. Sie können mir auch jederzeit eine kurze Info (auf einem der oben genannten Wege) schicken, dann tragen wir Sie hier gern direkt aus.

Vertragsrelevante Informationen und Betreuungspflichten des Maklers

Anders sieht es mit Nachfragen, Rückfragen zu Verträgen und der laufenden Betreuung aus. Hier hat der Gesetzgeber (wahrscheinlich sprechen die Ministerien nicht so recht viel untereinander) auf der anderen Seite eben umfangreiche Pflichten zur Betreuung aufgestellt. Natürlich muss ich Sie als Makler (und damit als Sachwalter des Kunden) in der laufenden Abwicklung betreuen und Ihnen auch Informationen zukommen lassen.

Dazu nutze ich den Weg der E-Mail, welche schnell und unkompliziert ist. Sollten Sie Gesundheitsdaten, Arztbriefe oder andere Informationen senden wollen und nicht die Mail nutzen, so stehen Ihnen auch alle anderen Wege offen.

DSGVO im Maklerbüro – Datenspeicherung bei laufendem Mandat

Natürlich muss und werde ich, um Sie betreuen zu können, auch Informationen zu den vermittelten Verträgen und sonstiger Kommunikation speichern. Der Gesetzgeber verpflichtet mich und andere Unternehmen nicht nur dazu, sondern verlangt dieses in bestimmten Fällen ausdrücklich. Auch Finanzämter, Behörden und Versicherer wären sehr erstaunt, wenn diese zukünftig keine Informationen mehr erhielten. Daher ist eine Datenspeicherung bis zu einem gewissen Maß unumgänglich und wird im Rahmen bestehender Datenschutzgesetze und Richtlinien auch durchgeführt.

Sollten Sie das Mandat beenden, so gibt es weitere sogenannte Aufbewahrungsfristen. Das kennen Sie von der eigenen Steuererklärung. Hier ist es einfach notwendig Informationen aufzubewahren und zu speichern. Dennoch sieht der Gesetzgeber hier Möglichkeiten der Sperrung vor. Ihre Daten werden nicht weitere genutzt und sodann archiviert.

Weiterhin gilt: Datenspeicherung so wenig wie möglich, so viel wie nötig

Wie bisher auch speichern wir hier die Daten, welche ich für eine sinnvolle und vernünftige Beratung benötige und informiere Sie auch darüber. Dazu finden Sie die Datenschutzerklärung hier auf der Website und im Blog. Durch einen Klick ist diese von jeder Unterseite erreichbar und kann durch Sie abgerufen und gespeichert werden.

Fazit

Sie sehen also, auch wenn derzeit viel Panik gemacht wird, es ist durchaus wichtig und relevant sich über die Nutzung der Daten Gedanken zu machen. Aber auch schon in der Vergangenheit habe ich niemals Ihre Daten ohne Zustimmung weitergegeben, Sie nie kontaktiert, wenn Sie dieses nicht wollten und Ihnen auch ungefragt keine Werbung geschickt.

Dennoch ist eine Kontaktaufnahme auch nach einigen Jahren manchmal unumgänglich, genau das regelt auch das (neue) Datenschutzrecht und schafft erstmal Verwirrung, später aber hoffentlich die nötige Sensibilität für den Umgang mit den Daten.